Przesłanki wdrożenia Zintegrowanego Systemu Zarządzania w ESG Group

Wprowadzając Zintegrowany System Zarządzania w ESG Group oczekujemy:

• po pierwsze, dobrze przygotowanej kadry kierowniczej do pełnienia funkcji przywódczych oraz zaangażowanej w realizację procesu ciągłej poprawy świadczonych usług montażu, modyfikacji oraz demontażu rusztowań oraz doskonalenia zarządzania organizacją,

• po drugie, poprawy komunikacji wewnętrznej w organizacji i na zewnątrz firmy,

• po trzecie, usatysfakcjonowanej, zaangażowanej i wysokokwalifikowanej załogi,

• po czwarte, osiągnięcia wysokiej jakości informacji niezbędnych do podejmowania decyzji na wszystkich szczeblach zarządzania,

• po piąte, racjonalnego, właściwego i optymalnego wykorzystywania sprzętu i pojazdów,

• po szóste, zwiększenia zadowolenia klientów z oferowanych usług,

• po siódme, poprawy wizerunku spółki.

Korzyści z wdrożenia Zintegrowanego Systemu Zarządzania

Systemy jakości i wymagania w świadczonych usłukach

W usługach poziom jakości określony jest jednoznacznie wymaganiami norm przedmiotowych, wymagań prawnych, specyfikacji, wymagań klienta, itp. oraz przejawia się dodatkowo m.in. poprzez:

• gotowość dostarczenia usługi dla klienta na czas,

• przydatność i celowość usługi – zgodność z ustalonymi wymaganiami itp.,

• wykonanie usługi w sposób zgodny z określonymi wymaganiami,

• koszt kształtujący cenę i opłacalność usługi,

• komunikatywność – zarówno sama oferta jak i wszelkie związane z nią informacje powinny być przekazane klientowi w formie czytelnej i zrozumiałej dla niego,

• doradztwo przy wyborze usługi i obsługa posprzedażna – reklamacje, itp.,

• osobowość usługodawcy – szacunek i przyjazne nastawienie do klienta,

• uczciwe traktowanie klienta – spełnienia jego wymagań i oczekiwań,

• wygoda i estetyka otoczenia – są to elementy, na które klient zwraca coraz większą uwagę,

• usługa przyjazna dla środowiska – nieingerujący w środowisko naturalne i człowieka,

• usługa nie zagrażająca człowiekowi – klientowi, pracownikowi, osobie postronnej.

Zasady zarządzania jakością

Normę Jakościową opieramy na ośmiu zasadach zarządzania jakości a konkretnie na:

• Orientacja na Klienta – każda organizacja zależy od swoich klientów.

• Przywództwo – kierownictwo firmy ustala jednolity cel i kierunek działania organizacji.

• Zaangażowanie ludzi – pracownicy na wszystkich szczeblach stanowią istotę organizacji,
  a ich pełne zaangażowanie pozwala na wykorzystanie ich zdolności dla dobra organizacji.

• Podejście procesowe – pożądany wynik osiąga się z większą efektywnością, gdy działania
  i zasoby są zarządzane jako proces.

• Podejście systemowe do zarządzania – identyfikacja, zrozumienie i zarządzanie systemem wzajemnie powiązanych procesów, jako system zarządzania przyczynia się do zwiększenia skuteczności i efektywności organizacji w osiągnięciu zaplanowanych celów.

• Ciągłe doskonalenie – powinno stanowić stały cel organizacji.

• Podejmowanie decyzji na podstawie faktów – skuteczne decyzje opierają się na analizie danych i informacji.

• Wzajemne korzystne powiązania z dostawcami – organizacja i jej dostawcy są od siebie zależni, a wzajemne korzystne powiązania zwiększają zdolność obu stron do tworzenia wartości.

Księga Zintegrowanego Systemu Zarządzania

Należy pamiętaż, iż księga ZSZ ma do spełnienia szereg zadań:

• Opisanie Systemu Zarządzania w spółce.

• Zawiera Politykę ZSZ oraz wykaz procedur.

• Określa, jaka norma jest stosowana oraz jakie są wyłączenia.

• Wyjaśnia, jak zostaną spełnione wymagania.

• Dowodzi udokumentowania Systemu Zarządzania.

• Pomaga w nadzorze działań związanych z jakością.

• Stanowić może podręcznik do nauk dla pracowników.

• Stanowi przewodnik po Systemie Zarządzania.

• Jest rozwiniętą i szczegółową definicją funkcjonowania ZSZ w spółce.

• Wykazuje, że ZSZ spełnia wymagania wdrożonych norm.

Księga Zintegrowanego Systemu Zarządzania powinna zawierać przede wszystkim: zakres wdrożonego systemu wraz z pokazaniem i uzasadnieniem wszelkich wyłączeń z systemu określonych punktów (wymagań) normy, wskazane udokumentowane procedury, opis wzajemnych związków i oddziaływania pomiędzy procesami systemu.

Księga Zintegrowanego Systemu Zarządzania powinna pokazać

• Cele działania organizacji (misja, wizja).

• Zakres wdrożonego ZSZ.

• Zaangażowanie kierownictwa.

• Zidentyfikowane procesy, ich wzajemne powiązania i oddziaływania.

• Orientację na klienta.

• Politykę ZSZ.

• Cele jakości, środowiska, bhp.

• Planowanie Systemu Zarządzania.

• Komunikację wewnętrzną i zewnętrzną.

• Przedstawiciela kierownictwa.

• Przeglądy wykonane przez kierownictwo.

• Odpowiedzialność i uprawnienia osób.

• Świadomość pracowników odnośnie celów, programów.

Dokumentacja Zintegrowanego Systemu Zarządzania

Dokumentacja Zintegrowanego Systemu Zarządzania zgodnie z wdrożonymi normami powinna zawierać m.in.:

• po pierwsze, udokumentowaną Politykę ZSZ oraz celów dotyczących jakości, środowiska i bhp,

• po drugie, Księgę ZSZ,

• po trzecie, udokumentowane procedury wymagane normami,

• po czwarte, dokumenty potrzebne organizacji do zapewnienia skutecznego planowania,
  przebiegu i nadzorowania jej procesów,

• po piąte, zidentyfikowane ryzyka związane z prowadzoną działalnością usługową,

• po szóste, udokumentowane informacje wymagane postanowieniami normy.

Należy podkreślić, że zakres dokumentacji jest różny w poszczególnych obszarach organizacji
w zależności od jej wielkości, rodzaju i specyfiki, złożoności procesów i ich wzajemnego oddziaływania,
a także od samego personelu, jego kompetencji, cech osobowych, itp.

Procesy i procedury to drugi poziom dokumentowania systemu w Księdze Zintegrowanego Systemu Zarządzania. Dlatego dokumentacja dla procesu powinna umożliwiać efektywne planowanie i nadzorowanie procesów. Powinna określać sposób prowadzenia procesu, w tym działania gwarantujące osiąganie ustalonych celów.

Charakterystycznym elementem norm ISO jest podejście procesowe, którego fundament stanowi tak zwana pętla Deminga. Czyli każdy zidentyfikowany w naszej organizacji proces (np.: obsługa klienta, zakupy) powinniśmy realizować w oparciu o cztery etapy:

Pierwszym krokiem na tym poziomie jest sporządzenie tzw. mapy procesów rzeczywiście realizowanych w danej organizacji. Dalej dla każdego procesu monitorować i określić skuteczność osiągania celów. Każdy proces składa się z działalności, najczęściej ustawionych w układzie sekwencyjnym. Krańcowo może być proces składający się z jednej działalności.

Procedury Zintegrowanego Systemu Zarządzania

Każda działalność opisana jest procedurą, która szczegółowo określa zadania, odpowiedzialność i uprawnienia realizatorów poszczególnych zadań.

W procedurze przez:

• zadanie należy rozumieć określenie celu do realizacji dla uczestników scharakteryzowanych
  w diagramach procedur jako wykonawcy i zatwierdzający,

• uprawnienie należy rozumieć zdolność do realizacji zadania, czyli formalne nadanie swobody umożliwiającej wykonanie zadania,

• odpowiedzialność należy rozumieć określenie i zwymiarowanie wyniku pracy dla stanowiska.

Intencją norm ISO jest, aby sama organizacja określała, jakie dokumenty (główne procedury)
są dla niej niezbędne dla skutecznego planowania i nadzorowania funkcjonujących procesów. Ilość procedur wynika ze specyfiki danej organizacji, złożoności produktów, procesów, zróżnicowania klientów organizacji, ilości dostawców oraz stosunków i porozumień z nimi itp. Procedury, w miarę potrzeb są uzupełnione instrukcjami i formularzami. Instrukcje i formularze – o czym należy pamiętać – powinny ułatwiać stosowanie procedur.

Udokumentowane informacje

Udokumentowane informacje są ostatnim – bardzo ważnym – ogniwem dokumentowania systemu. Informacje udokumentowane powinny powstać tam, gdzie zachodzą istotne działania z punktu widzenia skuteczności systemu zarządzania. A więc między innymi tam, gdzie są badania, odbiory, przyjęcia prac, kontrola, gdzie są podejmowane ważne decyzje itp. Zgodnie z intencją norm należy ustanowić i utrzymywać udokumentowane informacje w celu dostarczenia dowodów zgodności z wymaganiami i dowodów skuteczności działania systemu zarządzania jakością. Udokumentowane informacje powinny być zawsze czytelne, łatwe do zidentyfikowania i odszukania. Należy ustanowić udokumentowane informacje do niezbędnego nadzoru potrzebnego do identyfikowania, przechowywania, zabezpieczenia,
wyszukiwania i zachowywania przez określony ich czas oraz dysponowania nim.

Wszystkie dokumenty wymagane i przyjęte w ZSZ łącznie z zapisami, powinny być nadzorowane,
co najmniej w zakresie:

• zatwierdzania dokumentów przed ich wydaniem,

• przeglądu dokumentów i ich aktualizowania w razie potrzeby oraz ponownego zatwierdzenia,

• zapewnienia, że odpowiednie wersje dokumentów są dostępne w miejscach ich użytkowania,

• zapewnienia, że dokumenty są zawsze czytelne i łatwe do zidentyfikowania,

• zapewnienia, że dokumenty pochodzące z zewnątrz są zidentyfikowane ich rozpowszechnianie jest nadzorowane,

• zapobiegania niezamierzonemu stosowaniu nieaktualnych dokumentów.

Polityka Zintegrowanego Systemu Zarządzania

Kierownictwo najwyższego szczebla powinno zapewnić, aby Polityka Systemu Zarządzania:

• odpowiadała celom organizacji oraz wymaganiom klienta,

• zawierała zobowiązanie spełniania wymagań prawnych i innych oraz ciągłego doskonalenia ZSZ,

• zapewniała ramy do ustalania celów, zadań jakości, środowiska, bhp.

• była udokumentowana, rozpowszechniania rozumiana w całej organizacji oraz była publicznie dostępna,

• była przeglądana w celu zapewnienia ciągłej aktualności.

Polityka Zintegrowanego Systemu Zarządzania powinna być podstawą do tworzenia planów operacyjnych. Wskazywać kierunki działań, które zostaną rozwinięte w Księdze ZSZ i opisane szczegółowo w procedurach. Determinować cele i zadania organizacji i być wskazówką przy podejmowaniu decyzji dotyczących zarządzania.

Cele Zintegrowanego Systemu Zarządzania

Kierownictwo najwyższego szczebla powinno zapewnić, aby cele jakości, środowiska i bhp były ustanowione dla każdej stosowanej służby oraz na każdym szczeblu w obrębie organizacji. Celem jakości powinny być mierzalne i spójne z Polityką ZSZ. Cele mają kluczowe znaczenie dla skuteczności działania organizacji. Dzięki temu pracownicy realizując powierzoną pracę odczuwają satysfakcję z prawidłowego jej wykonania.

Dzięki prawidłowemu określeniu celów, kierownictwo otrzymuje sprawne narzędzie monitorowania, oceny i kontroli działania organizacji.

Niezgodności z Zintegrowanym Systemem Zarządzania

Organizacja powinna posiadać procedury postępowania, określania odpowiedzialności i uprawnień
w zakresie postępowania z niezgodnościami i ich badania, podejmowania działań w celu zmniejszenia wywołanego wpływu na jakość świadczonych usług, środowiska i bhp. Jakiekolwiek działania korygujące podejmowane dla wyeliminowania przyczyn aktualnych i potencjalnych niezgodności,
powinny być odpowiednie do ważności problemu i proporcjonalne do ich wypływu na usługę, środowisko, zagrożeń bhp.

Organizacja powinna wprowadzić i zapisywać wszelkie zmiany w udokumentowanych procedurach wynikających z działań korygujących i prewencyjnych.

Przegląd Systemu Zarządzania

W celu utrzymania i doskonalenia ZSZ niezbędna jest okresowa, kompleksowa ocena jego funkcjonowania, która pozwala na podejmowanie odpowiednich działań korygujących, jeżeli następują odchylenia w funkcjonowaniu systemu, oraz opracowywanie planów i harmonogramów doskonalenia systemu. Taka kompleksowa ocena funkcjonowania systemu powinna się odbywać m.in.: w ramach Przeglądu Systemu przez kierownictwo organizacji.

Normy ISO nakładają na najwyższe kierownictwo organizacji obowiązek wykonywania Przeglądów Systemu Zarządzania w zaplanowanych odstępach czasu, w celu zapewnienia jego stałej przydatności, adekwatności i skuteczności. Przegląd powinien oceniać potrzebę zmian w systemie organizacji, łącznie z Polityką ZSZ i celami. Przegląd powinien odbywać się na bazie pojemnych zbiorników informacji gwarantujących jego kompleksową ocenę. Jak dane wejściowe do przeglądu można wymienić:

• wyniki audytów wewnętrznych i zewnętrznych,

• wszelkiego typu informacje zwrotne od klienta i stron zainteresowanych w tym reklamacje, skargi, itp.,

• stopnia osiągnięcia celów i zadań,

• zmian wymagań prawnych związanych z świadczonymi usługami,

• wyniki monitorowania i nadzoru nad poszczególnych procesów,

• efektów podjętych działań w wyniku redukcji zidentyfikowanego ryzyka w organizacji,

• wyniki działań korygujących,

• wyniki poprzednich przeglądów i ocena realizacji podjętych na tych przeglądach działań.

Audyty Zintegrowanego Systemu Zarządzania

Audity wewnętrzne powinny się rozpocząć po zatwierdzeniu opracowanej dokumentacji
i po przeszkoleniu całej załogi z jej zakresu. Pracownicy powinni przez jakiś czas funkcjonować zgodnie
z dokumentacją i realizować zawarte w niej zapisy, tak aby były dowody funkcjonowania systemu.
Do prowadzenia audytów powinniśmy wybrać osoby przeszkolone i znające specyfikę firmy.

Celem audytów wewnętrznych jest systematyczne i niezależne badanie mające na celu potwierdzenie zgodności funkcjonowania systemu zarządzania z wymaganiami norm ISO i postępowania pracowników zgodnie z procedurami. W wyniku realizacji audytów sprawdzamy czy system funkcjonuje zgodnie
z zaplanowanymi działaniami, czy są realizowane cele oraz czy jest skuteczny i efektywny. Audyty powinny także dać odpowiedź czy istnieje możliwość lub okazja do udoskonalenia systemu. W wyniku audytów możemy stwierdzić niezgodności – gdy dotyczą wymagań normy lub realizacji procedury, bądź uwagi – gdy dotyczą okazji do usprawnienia czy udoskonalenia systemu.

Zintegrowany System Zarządzania w ESG Group

• Działania zapobiegawcze i działania korygujące kosztują znacznie mniej niż usuwanie skutku niezgodności.

• Jeśli na swoim stanowisku pracy powstała jakaś niezgodność zgłoś ten fakt natychmiast przełożonemu.

• Za jakość wyrobu, ochronę środowiska i bhp odpowiedzialni jesteśmy wszyscy, poczynając od Zarządu Spółki, a kończąc na wykonawcy najprostszej operacji w spółce.

• Przed rozpoczęciem usługi zawsze sprawdź co masz zrobić i czy możesz to zrobić dobrze.

• Procesy usługowe realizuj posługując się sprawnym wyposażeniem i korzystając z odpowiedniej i aktualnej dokumentacji. W razie wątpliwości zapytaj przełożonego.

• Swoje czynności realizuj w oparciu o aktualną dokumentację pozbawioną anonimowych poprawek.

• Od jakości jaką mamy dzisiaj zależy przyszłość naszej spółki.

• Usuwanie błędów już na etapie projektowania i planowania jest najtańsze.

• ZSZ – jest wart tyle ile warci są ludzie, którzy go stosują.

Nasze certyfikaty

Należąca do grupy ESG Sp. z o.o.

Odział w Szwecji ESG Sweden AB

Oddział w Norwegii ESG Norge AS

Oddział w Niemczech ESG Gerüstbau GmbH

ESG Group

Jeśli masz jakieś pytania, eksperci z ESG Group są tutaj, aby pomóc! Zapoznaj się z naszą ofertą lub skontaktuj się z nami, aby umówić się na bezpłatną konsultację, podczas której odpowiemy na Twoje pytania i pomożemy znaleźć rozwiązanie, którego potrzebujesz.

Czekamy na Państwa pod numerem telefonu: +48 91 887 61 26 

W celu poznania szczegółów prosimy również o kontakt mailowy: office@esgsolutions.pl 

Szukasz pracy?

W ESG wierzymy, że to ludzie są kluczem naszego długofalowego sukcesu oraz że talent jest w każdym. Dlatego właśnie dostarczamy naszym pracownikom narzędzi, wskazówek i możliwości, których potrzebują aby się rozwijać oraz osiągać sukces w pracy i życiu. Udzielanie wsparcia, dzięki któremu możesz realizować swój potencjał oraz osiągać osobiste cele jest tym, co pozwala nam tworzyć firmę. Nasz sukces jest przecież połączony z Twoim. ESG Group jest znakomitym miejscem do budowania satysfakcjonującej i pomyślnej kariery, niezależnie od ścieżki zawodowej, jaką wybierasz. Przyjdź tworzyć ESG Group razem z nami!

Rekrutujemy pod numerem telefonu: +48 788 063 666 lub napisz do nas: hr@esgsolutions.pl