Polityka Zintegrowanego Systemu Zarządzania

Przesłanki wdrożenia Zintegrowanego Systemu Zarządzania w ESG Group

Nadrzędnym celem wdrożenia Zintegrowanego Systemu Zarządzania jest zapewnienie, że ESG Group świadczy usługi montażu, modyfikacji i demontażu rusztowań w najwyższej jakości, w sposób przyjazny dla środowiska naturalnego i zgodnie z wymaganiami przepisów prawnych oraz wymagań klientów. Ponadto system podkreśla znaczenie klienta i pozwala pracownikom wszystkich stanowisk uświadomić, jak ważna jest jakość wykonywanej przez nich pracy, w powiązaniu ze staraniami o maksymalne zmniejszenie negatywnego wpływu na środowisko przy uwzględnieniu bezpiecznych warunków pracy. Dodatkowo wszyscy pracownicy w sposób bezpośredni bądź pośredni przyczyniają się do budowania zadowolenia klienta.

Zintegrowany System Zarządzania zbudowany jest w oparciu o normę PN-EN ISO 9001:2015 System zarządzania jakością, PN-ISO 45001:2018 System zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy
oraz PN-EN ISO 14001:2015 System zarządzania środowiskiem.

Zintegrowany System Zarządzania zorientowany jest na zaspokojenie potrzeb i oczekiwań klientów, tworząc we właściwy sposób atmosferę motywującą całą załogę do ciągłego doskonalenia swoich działań.

Wprowadzając Zintegrowany System Zarządzania w ESG Group oczekujemy:

  • po pierwsze, dobrze przygotowanej kadry kierowniczej do pełnienia funkcji przywódczych oraz zaangażowanej w realizację procesu ciągłej poprawy świadczonych usług montażu, modyfikacji oraz demontażu rusztowań oraz doskonalenia zarządzania organizacją,
  • po drugie, poprawy komunikacji wewnętrznej w organizacji i na zewnątrz firmy,
  • po trzecie, usatysfakcjonowanej, zaangażowanej i wysokokwalifikowanej załogi,
  • po czwarte, osiągnięcia wysokiej jakości informacji niezbędnych do podejmowania decyzji na wszystkich szczeblach zarządzania,
  • po piąte, racjonalnego, właściwego i optymalnego wykorzystywania sprzętu i pojazdów,
  • po szóste, zwiększenia zadowolenia klientów z oferowanych usług,
  • po siódme, poprawy wizerunku spółki.

Korzyści z wdrożenia Zintegrowanego Systemu Zarządzania

  • ograniczenie do minimum wystąpienia reklamacji,
  • zmniejszenie kosztów związanych z ewentualnymi reklamacjami,
  • optymalizacja kosztów związanych z świadczonymi usługami,
  • lepsze kontakty z klientami i dostawcami spółki,
  • większe zaufanie ze strony klientów,
  • uzyskanie przewagi konkurencyjnej,
  • efektywniejsze zarządzanie zasobami ludzkimi i materialnymi,
  • lepsza organizacja pracy,
  • poprawienie i ujednolicenie obiegu dokumentacji i komunikacji.

Systemy jakości i wymagania w świadczonych usłukach

W usługach poziom jakości określony jest jednoznacznie wymaganiami norm przedmiotowych, wymagań prawnych, specyfikacji, wymagań klienta, itp. oraz przejawia się dodatkowo m.in. poprzez:

  • gotowość dostarczenia usługi dla klienta na czas,
  • przydatność i celowość usługi – zgodność z ustalonymi wymaganiami itp.,
  • wykonanie usługi w sposób zgodny z określonymi wymaganiami,
  • koszt kształtujący cenę i opłacalność usługi,
  • komunikatywność – zarówno sama oferta jak i wszelkie związane z nią informacje powinny być przekazane klientowi w formie czytelnej i zrozumiałej dla niego,
  • doradztwo przy wyborze usługi i obsługa posprzedażna – reklamacje, itp.,
  • osobowość usługodawcy – szacunek i przyjazne nastawienie do klienta,
  • uczciwe traktowanie klienta – spełnienia jego wymagań i oczekiwań,
  • wygoda i estetyka otoczenia – są to elementy, na które klient zwraca coraz większą uwagę,
  • usługa przyjazna dla środowiska – nieingerujący w środowisko naturalne i człowieka,
  • usługa nie zagrażająca człowiekowi – klientowi, pracownikowi, osobie postronnej.

Zasady zarządzania jakością

Normę Jakościową opieramy na ośmiu zasadach zarządzania jakości a konkretnie na:

  • Orientacja na Klienta – każda organizacja zależy od swoich klientów.
  • Przywództwo – kierownictwo firmy ustala jednolity cel i kierunek działania organizacji.
  • Zaangażowanie ludzi – pracownicy na wszystkich szczeblach stanowią istotę organizacji,
    a ich pełne zaangażowanie pozwala na wykorzystanie ich zdolności dla dobra organizacji.
  • Podejście procesowe – pożądany wynik osiąga się z większą efektywnością, gdy działania
    i zasoby są zarządzane jako proces.
  • Podejście systemowe do zarządzania – identyfikacja, zrozumienie i zarządzanie systemem wzajemnie powiązanych procesów, jako system zarządzania przyczynia się do zwiększenia skuteczności i efektywności organizacji w osiągnięciu zaplanowanych celów.
  • Ciągłe doskonalenie – powinno stanowić stały cel organizacji.
  • Podejmowanie decyzji na podstawie faktów – skuteczne decyzje opierają się na analizie danych i informacji.
  • Wzajemne korzystne powiązania z dostawcami – organizacja i jej dostawcy są od siebie zależni, a wzajemne korzystne powiązania zwiększają zdolność obu stron do tworzenia wartości.

Księga Zintegrowanego Systemu Zarządzania

Należy pamiętaż, iż księga ZSZ ma do spełnienia szereg zadań:

  • Opisanie Systemu Zarządzania w spółce.
  • Zawiera Politykę ZSZ oraz wykaz procedur.
  • Określa, jaka norma jest stosowana oraz jakie są wyłączenia.
  • Wyjaśnia, jak zostaną spełnione wymagania.
  • Dowodzi udokumentowania Systemu Zarządzania.
  • Pomaga w nadzorze działań związanych z jakością.
  • Stanowić może podręcznik do nauk dla pracowników.
  • Stanowi przewodnik po Systemie Zarządzania.
  • Jest rozwiniętą i szczegółową definicją funkcjonowania ZSZ w spółce.
  • Wykazuje, że ZSZ spełnia wymagania wdrożonych norm.

Księga Zintegrowanego Systemu Zarządzania powinna zawierać przede wszystkim: zakres wdrożonego systemu wraz z pokazaniem i uzasadnieniem wszelkich wyłączeń z systemu określonych punktów (wymagań) normy, wskazane udokumentowane procedury, opis wzajemnych związków i oddziaływania pomiędzy procesami systemu.

Księga Zintegrowanego Systemu Zarządzania powinna pokazać

  • Cele działania organizacji (misja, wizja).
  • Zakres wdrożonego ZSZ.
  • Zaangażowanie kierownictwa.
  • Zidentyfikowane procesy, ich wzajemne powiązania i oddziaływania.
  • Orientację na klienta.
  • Politykę ZSZ.
  • Cele jakości, środowiska, bhp.
  • Planowanie Systemu Zarządzania.
  • Komunikację wewnętrzną i zewnętrzną.
  • Przedstawiciela kierownictwa.
  • Przeglądy wykonane przez kierownictwo.
  • Odpowiedzialność i uprawnienia osób.
  • Świadomość pracowników odnośnie celów, programów.

Dokumentacja Zintegrowanego Systemu Zarządzania

Dokumentacja Zintegrowanego Systemu Zarządzania zgodnie z wdrożonymi normami powinna zawierać m.in.:

  • po pierwsze, udokumentowaną Politykę ZSZ oraz celów dotyczących jakości, środowiska i bhp,
  • po drugie, Księgę ZSZ,
  • po trzecie, udokumentowane procedury wymagane normami,
  • po czwarte, dokumenty potrzebne organizacji do zapewnienia skutecznego planowania,
    przebiegu i nadzorowania jej procesów,
  • po piąte, zidentyfikowane ryzyka związane z prowadzoną działalnością usługową,
  • po szóste, udokumentowane informacje wymagane postanowieniami normy.

Należy podkreślić, że zakres dokumentacji jest różny w poszczególnych obszarach organizacji
w zależności od jej wielkości, rodzaju i specyfiki, złożoności procesów i ich wzajemnego oddziaływania,
a także od samego personelu, jego kompetencji, cech osobowych, itp.

Procesy i procedury to drugi poziom dokumentowania systemu w Księdze Zintegrowanego Systemu Zarządzania. Dlatego dokumentacja dla procesu powinna umożliwiać efektywne planowanie i nadzorowanie procesów. Powinna określać sposób prowadzenia procesu, w tym działania gwarantujące osiąganie ustalonych celów.

Charakterystycznym elementem norm ISO jest podejście procesowe, którego fundament stanowi tak zwana pętla Deminga. Czyli każdy zidentyfikowany w naszej organizacji proces (np.: obsługa klienta, zakupy) powinniśmy realizować w oparciu o cztery etapy:

Planuj – określ cel procesu i sposób jego realizacji.

Wykonaj – realizuj zaplanowane działanie.

Sprawdź – analizuj i mierz skuteczność oraz stopień realizacji zadania.

Działaj – wprowadzaj działania doskonalące, ulepszające proces.

Pierwszym krokiem na tym poziomie jest sporządzenie tzw. mapy procesów rzeczywiście realizowanych w danej organizacji. Dalej dla każdego procesu monitorować i określić skuteczność osiągania celów. Każdy proces składa się z działalności, najczęściej ustawionych w układzie sekwencyjnym. Krańcowo może być proces składający się z jednej działalności.

Procedury Zintegrowanego Systemu Zarządzania

Każda działalność opisana jest procedurą, która szczegółowo określa zadania, odpowiedzialność i uprawnienia realizatorów poszczególnych zadań.

W procedurze przez:

  • zadanie należy rozumieć określenie celu do realizacji dla uczestników scharakteryzowanych
    w diagramach procedur jako wykonawcy i zatwierdzający,
  • uprawnienie należy rozumieć zdolność do realizacji zadania, czyli formalne nadanie swobody umożliwiającej wykonanie zadania,
  • odpowiedzialność należy rozumieć określenie i zwymiarowanie wyniku pracy dla stanowiska.

Intencją norm ISO jest, aby sama organizacja określała, jakie dokumenty (główne procedury)
są dla niej niezbędne dla skutecznego planowania i nadzorowania funkcjonujących procesów. Ilość procedur wynika ze specyfiki danej organizacji, złożoności produktów, procesów, zróżnicowania klientów organizacji, ilości dostawców oraz stosunków i porozumień z nimi itp. Procedury, w miarę potrzeb są uzupełnione instrukcjami i formularzami. Instrukcje i formularze – o czym należy pamiętać – powinny ułatwiać stosowanie procedur.

Udokumentowane informacje

Udokumentowane informacje są ostatnim – bardzo ważnym – ogniwem dokumentowania systemu. Informacje udokumentowane powinny powstać tam, gdzie zachodzą istotne działania z punktu widzenia skuteczności systemu zarządzania. A więc między innymi tam, gdzie są badania, odbiory, przyjęcia prac, kontrola, gdzie są podejmowane ważne decyzje itp. Zgodnie z intencją norm należy ustanowić i utrzymywać udokumentowane informacje w celu dostarczenia dowodów zgodności z wymaganiami i dowodów skuteczności działania systemu zarządzania jakością. Udokumentowane informacje powinny być zawsze czytelne, łatwe do zidentyfikowania i odszukania. Należy ustanowić udokumentowane informacje do niezbędnego nadzoru potrzebnego do identyfikowania, przechowywania, zabezpieczenia,
wyszukiwania i zachowywania przez określony ich czas oraz dysponowania nim.

Wszystkie dokumenty wymagane i przyjęte w ZSZ łącznie z zapisami, powinny być nadzorowane,
co najmniej w zakresie:

  • zatwierdzania dokumentów przed ich wydaniem,
  • przeglądu dokumentów i ich aktualizowania w razie potrzeby oraz ponownego zatwierdzenia,
  • zapewnienia, że odpowiednie wersje dokumentów są dostępne w miejscach ich użytkowania,
  • zapewnienia, że dokumenty są zawsze czytelne i łatwe do zidentyfikowania,
  • zapewnienia, że dokumenty pochodzące z zewnątrz są zidentyfikowane ich rozpowszechnianie jest nadzorowane,
  • zapobiegania niezamierzonemu stosowaniu nieaktualnych dokumentów.

Polityka Zintegrowanego Systemu Zarządzania

Kierownictwo najwyższego szczebla powinno zapewnić, aby Polityka Systemu Zarządzania:

  • odpowiadała celom organizacji oraz wymaganiom klienta,
  • zawierała zobowiązanie spełniania wymagań prawnych i innych oraz ciągłego doskonalenia ZSZ,
  • zapewniała ramy do ustalania celów, zadań jakości, środowiska, bhp.
  • była udokumentowana, rozpowszechniania rozumiana w całej organizacji oraz była publicznie dostępna,
  • była przeglądana w celu zapewnienia ciągłej aktualności.

Polityka Zintegrowanego Systemu Zarządzania powinna być podstawą do tworzenia planów operacyjnych. Wskazywać kierunki działań, które zostaną rozwinięte w Księdze ZSZ i opisane szczegółowo w procedurach. Determinować cele i zadania organizacji i być wskazówką przy podejmowaniu decyzji dotyczących zarządzania.

Cele Zintegrowanego Systemu Zarządzania

Kierownictwo najwyższego szczebla powinno zapewnić, aby cele jakości, środowiska i bhp były ustanowione dla każdej stosowanej służby oraz na każdym szczeblu w obrębie organizacji. Celem jakości powinny być mierzalne i spójne z Polityką ZSZ. Cele mają kluczowe znaczenie dla skuteczności działania organizacji. Dzięki temu pracownicy realizując powierzoną pracę odczuwają satysfakcję z prawidłowego jej wykonania.

Dzięki prawidłowemu określeniu celów, kierownictwo otrzymuje sprawne narzędzie monitorowania, oceny i kontroli działania organizacji.

Niezgodności z Zintegrowanym Systemem Zarządzania

Organizacja powinna posiadać procedury postępowania, określania odpowiedzialności i uprawnień
w zakresie postępowania z niezgodnościami i ich badania, podejmowania działań w celu zmniejszenia wywołanego wpływu na jakość świadczonych usług, środowiska i bhp. Jakiekolwiek działania korygujące podejmowane dla wyeliminowania przyczyn aktualnych i potencjalnych niezgodności,
powinny być odpowiednie do ważności problemu i proporcjonalne do ich wypływu na usługę, środowisko, zagrożeń bhp.

Organizacja powinna wprowadzić i zapisywać wszelkie zmiany w udokumentowanych procedurach wynikających z działań korygujących i prewencyjnych.

Przegląd Systemu Zarządzania

W celu utrzymania i doskonalenia ZSZ niezbędna jest okresowa, kompleksowa ocena jego funkcjonowania, która pozwala na podejmowanie odpowiednich działań korygujących, jeżeli następują odchylenia w funkcjonowaniu systemu, oraz opracowywanie planów i harmonogramów doskonalenia systemu. Taka kompleksowa ocena funkcjonowania systemu powinna się odbywać m.in.: w ramach Przeglądu Systemu przez kierownictwo organizacji.

Normy ISO nakładają na najwyższe kierownictwo organizacji obowiązek wykonywania Przeglądów Systemu Zarządzania w zaplanowanych odstępach czasu, w celu zapewnienia jego stałej przydatności, adekwatności i skuteczności. Przegląd powinien oceniać potrzebę zmian w systemie organizacji, łącznie z Polityką ZSZ i celami. Przegląd powinien odbywać się na bazie pojemnych zbiorników informacji gwarantujących jego kompleksową ocenę. Jak dane wejściowe do przeglądu można wymienić:

  • wyniki audytów wewnętrznych i zewnętrznych,
  • wszelkiego typu informacje zwrotne od klienta i stron zainteresowanych w tym reklamacje, skargi, itp.,
  • stopnia osiągnięcia celów i zadań,
  • zmian wymagań prawnych związanych z świadczonymi usługami,
  • wyniki monitorowania i nadzoru nad poszczególnych procesów,
  • efektów podjętych działań w wyniku redukcji zidentyfikowanego ryzyka w organizacji,
  • wyniki działań korygujących,
  • wyniki poprzednich przeglądów i ocena realizacji podjętych na tych przeglądach działań.


Audyty Zintegrowanego Systemu Zarządzania

Audity wewnętrzne powinny się rozpocząć po zatwierdzeniu opracowanej dokumentacji
i po przeszkoleniu całej załogi z jej zakresu. Pracownicy powinni przez jakiś czas funkcjonować zgodnie
z dokumentacją i realizować zawarte w niej zapisy, tak aby były dowody funkcjonowania systemu.
Do prowadzenia audytów powinniśmy wybrać osoby przeszkolone i znające specyfikę firmy.

Celem audytów wewnętrznych jest systematyczne i niezależne badanie mające na celu potwierdzenie zgodności funkcjonowania systemu zarządzania z wymaganiami norm ISO i postępowania pracowników zgodnie z procedurami. W wyniku realizacji audytów sprawdzamy czy system funkcjonuje zgodnie
z zaplanowanymi działaniami, czy są realizowane cele oraz czy jest skuteczny i efektywny. Audyty powinny także dać odpowiedź czy istnieje możliwość lub okazja do udoskonalenia systemu. W wyniku audytów możemy stwierdzić niezgodności – gdy dotyczą wymagań normy lub realizacji procedury, bądź uwagi – gdy dotyczą okazji do usprawnienia czy udoskonalenia systemu.


Zintegrowany System Zarządzania w ESG Group

  • Działania zapobiegawcze i działania korygujące kosztują znacznie mniej niż usuwanie skutku niezgodności.
  • Jeśli na swoim stanowisku pracy powstała jakaś niezgodność zgłoś ten fakt natychmiast przełożonemu.
  • Za jakość wyrobu, ochronę środowiska i bhp odpowiedzialni jesteśmy wszyscy, poczynając od Zarządu Spółki, a kończąc na wykonawcy najprostszej operacji w spółce.
  • Przed rozpoczęciem usługi zawsze sprawdź co masz zrobić i czy możesz to zrobić dobrze.
  • Procesy usługowe realizuj posługując się sprawnym wyposażeniem i korzystając z odpowiedniej i aktualnej dokumentacji. W razie wątpliwości zapytaj przełożonego.
  • Swoje czynności realizuj w oparciu o aktualną dokumentację pozbawioną anonimowych poprawek.
  • Od jakości jaką mamy dzisiaj zależy przyszłość naszej spółki.
  • Usuwanie błędów już na etapie projektowania i planowania jest najtańsze.
  • ZSZ – jest wart tyle ile warci są ludzie, którzy go stosują.

Nasze certyfikaty

Należąca do grupy ESG Sp. z o.o.

Odział w Szwecji ESG Sweden AB

Oddział w Norwegii ESG Norge AS

Oddział w Niemczech ESG Gerüstbau GmbH

ESG Group

Jeśli masz jakieś pytania, eksperci z ESG Group są tutaj, aby pomóc! Zapoznaj się z naszą ofertą lub skontaktuj się z nami, aby umówić się na bezpłatną konsultację, podczas której odpowiemy na Twoje pytania i pomożemy znaleźć rozwiązanie, którego potrzebujesz.

Czekamy na Państwa pod numerem telefonu: +48 91 887 61 26 

W celu poznania szczegółów prosimy również o kontakt mailowy: office@esgsolutions.pl 

Szukasz pracy?

W ESG wierzymy, że to ludzie są kluczem naszego długofalowego sukcesu oraz że talent jest w każdym. Dlatego właśnie dostarczamy naszym pracownikom narzędzi, wskazówek i możliwości, których potrzebują aby się rozwijać oraz osiągać sukces w pracy i życiu. Udzielanie wsparcia, dzięki któremu możesz realizować swój potencjał oraz osiągać osobiste cele jest tym, co pozwala nam tworzyć firmę. Nasz sukces jest przecież połączony z Twoim. ESG Group jest znakomitym miejscem do budowania satysfakcjonującej i pomyślnej kariery, niezależnie od ścieżki zawodowej, jaką wybierasz. Przyjdź tworzyć ESG Group razem z nami!

Rekrutujemy pod numerem telefonu: +48 788 063 666 lub napisz do nas: hr@esgsolutions.pl

Możliwość komentowania została wyłączona.